איך לחדש חוזה שכירות לאחר שלא נשלחה הודעה בכתב לבעלת הדירה?

אני ושותפתי מסיימות בקרוב שנת שכירות בדירה, כאשר החוזה מאפשר שתי תקופות אופציה באותם התנאים- להלן הסעיפים העוסקים בכך:
- "תקופת השכירות הנה ל-12 חודשים החל ביום X וכלה ביום Y (להלן 'תקופת השכירות'). אם במשך תקופת השכירות יעמוד השוכר בכל חיוביו כלפי המשכיר, תהיה לשוכר הזכות להאריך את תקופת השכירות עד 12 חודשים נוספים (להלן- האופציה) וזאת ע"י משלוח הודעה בכתב למשכיר לפחות 60 יום לפני תום תקופת השכירות או האופציה לפי המקרה. לשוכר תהיה הזכות לממש 2 אופציות וכל תנאי השכירות שלפי חוזה זה יחולו גם בתקופת האופציות".
-כל שינוי ו/או תוספת להסכם זה יהיו ברי תוקף אך ורק אם ייעשו בכתב ובחתימת שני הצדדים, וכל הודעה שתישלח מאחד הצדדים למשנהו בדואר רשום על פי הכתובות המפורטות במבוא להסכם זה, תיחשב כאילו התקבלה כעבור 96 שעות משעת מסירתה בסניף הדואר".
שאלותיי הן- מחוסר תשומת לב שכחנו לשלוח לבעלת הדירה הודעה בכתב על רצוננו לנצל את תקופת האופציה הראשונה, אך יש לציין כי אמרנו לה זאת גם בטלפון וגם פנים מול פנים, וכשציינו כי נשלח הודעה בכתב אמרה כי אין בכך צורך. האם עצם העובדה שלא שלחנו הודעה בכתב עלולה לגרום לבעיות כלשהן, ואם כן, האם יעזור אם נעשה זאת כעת, באיחור של כמה ימים (זאת בהתחשב בכך שעמדנו בכל חיובינו כנדרש, ללא יוצא מן הכלל)?
שנית- האם יש צורך בחוזה חדש או שניתן להוסיף נספח בקיים, והאם שטר החוב הקודם תקף גם לתקופת האופציה או שיש צורך בחדש?