מתי צריך צו קיום צוואה?

שלום רב,
לפני כשנה הוריי ערכו צוואה הדדית בפני עו"ד שהוא גם נוטריון ויש בידנו עותקים חתומים של שניהם עם סרט אדום כמקובל.
לפני קצת יותר מחודש לצערי אבי הלך לעולמו ונשלחנו ע"י המועצה הדתית בעירנו לבית הדין הרבני ע"מ להגיש בקשה לצו קיום צוואה בטענה שזה תהליך הכרחי (למען הסר ספק אנחנו יהודים חילונים).
לאחר שהגשתי בקשה בבית הדין הרבני (פתחתי תיק ושילמתי כמה מאות ש"ח על אגרות) ונקבע כבר דיון והמסמכים נשלחו לאפוטרופוס הכללי, דיברתי עם כמה אנשים והם הופתעו ואמרו שאין שום צורך לפנות לבית הדין הרבני כדי להוציא צו קיום צוואה ושמספיק שיש לנו מסמך הצוואה ותעודת פטירה ע"מ לפנות לכל מיני רשויות, למשל רישום דירה על אימא במקום על שניהם, פנייה לבנק לשינוי בעלי החשבון וכדומה.
לפי מה שאני קורא באינטרנט נראה שזה מסמך מחייב כדי שהצוואה תיכנס לתוקף אבל בעקבות השיחה עם מכריי אני לא ממש בטוח שאני מבין נכון את הדברים.
אודה להבהרה בנושא.
תודה מראש