איך ניתן לפנות למפקח לרישום מקרקעין בנוגע לבעיות בגג בבניין משותף?

שלום!
אנו בעלי דירה הנמצאת בקומה אחרונה בבנין בן 4 קומות. מכיוון שכרגע אנחנו שוהים בחו"ל הדירה מושכרת. עוד בשנה שעברה התגלו דליפות ונזילות בגג.לאחר מאבק ארוך עם ועד הבית הבעיה טופלה , אך באופן מקומי בלבד ולא נעשה טיפול בכל הגג כפי שהמליץ איש השיפוץ (ועד הבית סרב לטיפול בכל הגג).השנה הופיעו אותן הנזילות. ועד הבית מסרב לטפל בעניין, לא עונה לשיחות טלפון שלנו (אנו לא יכולים לפנות אליו ישירות מכיוון שאנו בחו"ל) ולדייירים שלנו אף הצהיר כי לא יטפל בעניין מכיוון שזה לא אחריות ועד הבית. הדרך היחידה מבחינתנו היא לפנות למפקח לרישום מקרקעין. כיצד נעשית הפניה? מה עושים במידה ואיננו יודעים את הפרטים האישיים של ועד הבית במלואם (כגון מספר ת.ז.)?האם ניתן לבצע את כל התהליך במידה ואנו שוהים בחו"ל? מהן הטענות העיקריות שעליהן צריכה להישען פניה מסוג זה ,מהם הנימוקים המשכנעים מבחינת המפקח (האם צריך להוכיח את חומרת הבעיה)? מהם המסמכים שרצוי לצרף ?( הרי ועד הבית תמיד יכול לטעון ששומע על הבעיה החדשה רק בפעם הראשונה , וזה מילה שלו מול מילה שלנו). כמה זמן בקירוב יכול לקחת כל ההליך?